mm104 Numbers Gastos Controlados – 2ª parte

Conforme prometi, segue a continuação da matéria da última Mac+.

Numbers2013Controles avançados das contas.

Por Alexandre Mello (@MacTutorialBR)
e seria editada pelo glorioso mestre ninja jedi Sérgio Miranda (@saam)

Aprimore seu controle com gráficos

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No mês passado (ou seja na edição 103 da Mac+) preparamos uma planilha para controlar suas contas pessoais no Numbers. Utilizamos o modelo Orçamento Pessoal oferecido pela Apple, e fizemos modificações para podermos acompanhar as despesas mês a mês. Também incluímos as receitas e o saldo mensal.

A planilha é dividida em duas folhas, uma com as transações e a outra com o Orçamento. Na folha Transações colocamos toda a movimentação financeira, de forma contínua, destacando a data e categorizando os lançamentos. Assim, o Numbers consegue separar por mês e por tipo de lançamento.

A folha Orçamento resume as receitas e despesas, dividindo-as em categorias, ou tipos de movimentações.
Nesta edição (ou seja, neste post) mostraremos como personalizar as categorias para o perfil individual de movimentação. E, com base nas tabelas do Orçamento, montaremos gráficos que mostrem a evolução das despesas. Estes recursos visuais são importantes para identificar os padrões e detectar anomalias ou “vazamentos”.

Assim é mais fácil acertar o orçamento doméstico.

Baixe a planilha clicando aqui.

Se você tiver dúvidas para construir, adequar ou utilizar esta planilha, dou aulas particulares.

Os modelos fornecidos pela Apple, nos aplicativos do iWork por exemplo, são excelentes pontos de partida. Muitas vezes precisam de um toque pessoal para termos um arquivo muito mais eficiente e completo. Este tutorial e o da edição anterior (ou seja, o da Mac+103) mostram exatamente isso.

TUTORIAL • Refinando o controle

mm104_numbers_gastos_11 Categorias

Podemos alterar as categorias no Inspetor Formatar Célula. Selecione a  célula que conterá a nova categoria, e altere um item ao Menu Pop-Up, dando um duplo clique no nome e escrevendo o novo nome da categoria. Note que só esta célula e as seguintes terão a nova categoria. As antigas não.

mm104_numbers_gastos_22 Copiando

Todas as novas categorias que criarmos na aba Transações deve ser alterada também na lista das categorias da aba Orçamento. Se for uma nova categoria, adicione-a na lista e copie as fórmulas nas colunas dos meses.

mm104_numbers_gastos_33 Média

Será muito útil é termos os valores médios para as despesas e receitas. Na folha Orçamento, insira uma coluna antes de Janeiro. Nomeie-a como Média. Selecione as células dos meses na primeira linha e arraste o botão Média da barra inferior para a primeira célula da coluna Média. Copie a fórmula para toda a coluna Média.

mm104_numbers_gastos_44 Pizza

Vamos criar um gráfico pizza que mostre as médias das despesas. Selecione somente as linhas de despesas da coluna Média e clique no botão gráfico, escolhendo o tipo Pizza 2D. Posicione o gráfico onde achar mais adequado na folha. Conforme você for lançando as despesas, a informação ficará mais completa.

mm104_numbers_gastos_fecha5 Fatiando

Altere as características dos gráficos no Inspetor Formatar. Por exemplo, em Fatias do gráfico Pizza 2D você pode exibir os nomes dos Pontos de Dados (no caso, as Categorias). Aumentando a Distância do Centro, os dados “saem” do gráfico e ficam mais visíveis. Isso dispensa o uso da legenda e deixa o visual mais clean.

mm104_numbers_gastos_66 Mês a mês

Faça um gráfico mostrando a evolução mensal das categorias. Selecione todas as células das categorias, inclusive das receitas se quiser, desde janeiro até dezembro. Clique no botão gráfico na barra de ferramentas e escolha o tipo Linha 2D. Cada linha representará uma categoria. De novo, com o tempo ficará mais completo.

mm104_numbers_gastos_77 Colunas ou linhas?

Ao fazer o gráfico de Linha 2D  pode ser que as bolinhas coloridas estejam sobre as colunas. Isso significa que o Numbers está montando o gráfico usando as colunas. Clique no gráfico e no botão Editar Referências dos Dados e, no canto inferior esquerdo, selecione Exibir Linhas como Séries.

mm104_numbers_gastos_88 Tamanho é documento

Clique no gráfico e arraste os puxadores para redimensionar o seu gráfico mensal. Eu particularmente acho interessante alinhas as colunas dos meses com o eixo horizontal (chamado eixo X) do gráfico. Assim fica fácil ver a evolução das movimentações, simultaneamente na tabela e no gráfico.

LEMBRANDO: o arquivo que utilizei para este tutorial está disponível para download. 

Enfim…

Esta planilha é um ponto de partida, você pode incrementar de acordo com sua necessidade.

Por exemplo, a segmentação por categorias permite que você faça gráficos específicos, comparando apenas algumas, agrupando outras…

Outra coisa, no final do ano, você pode salvar uma cópia de sua planilha de 2015 e renomear para 2016. Apague todo o conteúdo e comece do zero novamente. Ou continue na mesma, ajustando as fórmulas. Um recurso interessante, neste caso, é esconder as colunas que não quiser ver, para facilitar a leitura. Selecione as colunas a serem ocultas e no cabeçalho de uma delas clique na seta para exibir o menu e escolha Ocultar Colunas Selecionadas. Isso não afetará os gráficos.

Se você tiver dúvidas para construir, adequar ou utilizar esta planilha, dou aulas particulares.

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